Bajo este contexto, el ITA prevé desarrollar durante el 2020 A 2021, las acciones a corto plazo del Plan Institucional de Archivos – PINAR, como Instrumento. Estimular y promover, la implementación de las TDR de archivos.

Asignación de funcionario en el área de gestión documental.

Es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación.

Tiene como propósito, el fortalecimiento de los mecanismos, medios y prácticas, tendientes a salvaguardar el patrimonio documental e institucional en las etapas del ciclo vital, facilitar el cumplimiento de la misión de la entidad y los procesos de rendición.

Los fondos acumulados, son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Esquema que se encarga de representar la estructura organizacional de una empresa, cuando ésta ya está formada por muchos aspectos.

Es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos.

En estas áreas de desempeño, se puede determinar el campo de cada actividad laboral por el tipo de trabajo que es desarrollado. El codificar su nivel de cualificación, según la complejidad de las funciones, el nivel de autonomía y responsabilidad en el desempeño de la ocupación en relación con otros y, por consiguiente, la cantidad, tipo y nivel de educación, capacitación y experiencia requeridas para su desempeño.

Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT, además que son los únicos que permiten realizar una Transferencia Primaria.