La debida conservación y preservación de los documentos en cada una de las fases de archivo, teniendo en cuenta que la primera fase corresponde al archivo de gestión o de oficina, en el cual todo el personal de la Institución, tiene responsabilidad en la organización, uso y manejo de los documentos que por razón de sus actividades deban conocer. Dichas responsabilidades, se encuentran igualmente contempladas en el Código de Procedimiento Penal, Código Disciplinario y el Estatuto Anticorrupción.

Proceso que permite establecer el plan de acción archivístico en pro de los puntos dignos de revisión y el fortalecimiento de los que se encuentran en correcta marcha.

Diagrama de valor que representa a manera de inventario gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada. El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización.

El Reglamento entiende por préstamo administrativo la entrega o remisión de expedientes o, en general, documentos, a los órganos jurisdiccionales o Administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico. Se regirá por lo dispuesto en solicitud y recepción del préstamo.

Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad.

Manifestación de la voluntad de la administración, tendiente a producir efectos jurídicos ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos para los administrados o en contra de éstos. Tiene como presupuestos esenciales, su sujeción al orden jurídico y el respeto por las garantías.