Procedimiento para la Elaboración y Control De Documentos y Registros.

ESTABLECIMIENTO PUBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

REDEFINIDA POR CICLOS PROPEDEUTICOS

Resolución 8958 Octubre 13 de 2011 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

NIT: 800.124.0234

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

1. OBJETIVO 

Definir la metodología en la Institución para: Elaborar, identificar, aprobar, actualizar, mantener (ubicar, almacenar, proteger, recuperar, retener, disponer) y controlar los documentos y registros necesarios para asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión HSEQ incluido el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, de acuerdo a las necesidades de la Institución.

2. ALCANCE 

Este procedimiento es aplicado a:

– La documentación soporte de los requisitos de las normas, conformada por: La Política de la Calidad Integral y sus objetivos; el Manual de Calidad Integral; los Procedimientos documentados requeridos por las normas vigentes incluido el decreto único reglamentario del sector trabajo 1072 de 2015 (Procedimiento para la elaboración y control de documentos y registros; Procedimiento para auditorías internas; Procedimiento para las acciones correctivas y preventivas; Procedimiento para el control del servicio no conforme).

– La documentación interna específica determinada por los procesos que conforman el mapa de procesos.

– Los registros que proporcionan las evidencias de la conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y con la operación eficaz de los procesos que integran el mapa de procesos.
– La documentación externa.

– Otros documentos requeridos en especial por el decreto único reglamentario 1072 de 2015, tales como: Las responsabilidades requeridas por el sistema; la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos; el perfil de condiciones de salud y demográfico de los trabajadores; el plan anual de trabajo; programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo; los registros de capacitación, inducción y reinducción de los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión; Instructivos o guías en seguridad y salud en el trabajo; registros de entrega de elementos de protección personal, fichas de seguridad y estándares de seguridad; matriz de estudios ambientales realizados; los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones; los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente; La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias; los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos; los registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos ejecutadas; la matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales que le aplican a la empresa; evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios e historias clínicas ocupacionales.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Documento: Información y su medio de soporte (Papel, medio magnético, archivo electrónico o una combinación de estos).

Procedimiento General: Es el documento que se elabora e implementa para dar cumplimiento a un requisito especifico de la Norma.

Procedimientos Específicos: Son los elaborados e implementados dentro de la organización para el cumplimiento de sus funciones y asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Formato: Documento utilizado para registrar los datos requeridos como evidencia de una actividad realizada.

Registro: Es un formato debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados.

Nota 1: Se deben almacenar en sitio, dispositivo y/o equipo donde se proporcione facilidad de acceso a la información contenida en ellos. El archivo del formato original se hace en Gestión documental y archivo de la siguiente forma: a) Archivar soportes en carpeta histórica respectiva y b) En lo posible Informar a los usuarios por correo electrónico sobre el formato disponible para aplicación.

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