Procedimiento de Comunicaciones

ESTABLECIMIENTO PUBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

REDEFINIDA POR CICLOS PROPEDEUTICOS

Resolución 8958 Octubre 13 de 2011 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

NIT: 800.124.0234

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES.

1. OBJETIVO 

Determinar el procedimiento para:

  • – El recibo y tratamiento de las comunicaciones externas entre otras: Quejas o reclamos, peticiones o denuncias de actos de corrupción.
  • – El recibo y tratamiento de las comunicaciones internas entre otras: reportes o sugerencias de mejora por parte de los funcionarios, estudiantes u otras partes interesadas.
  • – El flujo de comunicaciones transversales entre procesos y entre los diferentes niveles que conforman la estructura funcional de la institución.
  • -El manejo del mercadeo, publicidad y redes de la institución.

2. ALCANCE 

El procedimiento de comunicaciones aplica al interior de la institución buscando la satisfacción de la comunidad académica y partes interesadas incluidas: La comunidad, padres de familia, autoridad, sector productivo, entre otros.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 

Comunicaciones externas:

I Queja o Reclamo: Expresión de insatisfacción manifestada a la institución en forma verbal o escrita por el cliente o parte interesada ante una situación de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo y ante la cual se espera una respuesta.

II Petición: Solicitud respetuosa de información que se hace a la institución, sobre una situación de interés general o particular y de la cual debe obtener pronta respuesta. En esta categoría están incluidos los siguientes tipos:

  1. Consulta: Solicitud de aclaración sobre algún tema en particular y que sea competencia de la Institución.
  2. Información: Solicitud de documentos o datos concretos sobre la institución o los servicios que presta.
  3. Inquietud: Interés en recibir información específica sobre la institución.

III Denuncia por corrupción: Es la puesta en conocimiento ante la Institución de una conducta posiblemente irregular de un servidor público que corresponda al uso indebido del poder, la confianza, los recursos o la información que conlleve a lesionar los intereses de la Institución para el beneficio propio o de otra persona. Esta conducta se puede dar a través de ofrecimientos, solicitudes, entrega o recibo de bienes, dinero, servicios o beneficios a cambio de acciones, decisiones u omisiones.

– Comunicaciones Internas:

I Reporte: Que permite describir una situación que puede generar un evento afectando la calidad, medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo.

II Sugerencia de mejora:

  1. Una propuesta de mejora direccionada hacia una determinada situación identificada por quien hace la comunicación.
  2. Reconocimiento: Manifestación que permite o reconoce la mejora de la Institución.
  3. Agradecimiento: Manifestación de gratitud por la satisfacción de un servicio recibido efectiva y oportunamente.

-Reclamante o Denunciante: Es el cliente o parte interesada que expresa una queja o reclamo o petición o denuncia de acto de corrupción.

-Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el buen desempeño de la institución, a través de su sistema integrado de gestión; entre ellos se consideran de acuerdo a nuestro mapa de procesos: MEN, Otros Ministerios, Funcionarios, Contratistas y Proveedores, Medios de Comunicación, Consejos Directivo y Académico, Padres de Familia, Instituciones de Educación, Entidades públicas y privadas, Comunidad.

-Servicio no conforme: Es aquel servicio que no cumple con las especificaciones pactadas con el cliente/Usuario/Beneficiario (Estudiante), afectando por consiguiente la calidad.

-Procedencia o procedente: Queja que es justa, razonable o justificada. -Acción inmediata: Es una corrección, que se aplica sobre el efecto o daño.

-Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa(s) de una no conformidad. -Acción preventiva: Acción tomada sobre la causa(s) de una no conformidad potencial, con el fin que la situación no ocurra.

-Rendición de cuentas: Estrategia de comunicación a través de la cual la Institución se hace visible ante la comunidad presentando y socializando los resultados de la gestión.

-Publicidad: Estrategia de posicionamiento aplicada por la institución para promocionar su proceso de mejoramiento a través de los medios de comunicación. -Mercadeo: Estrategia que permite ofertar nuestros servicios institucionales bajo el principio de posicionamiento y de generación de ingresos.

-Web: Estrategia de posicionamiento y transparencia de la institución, en la cual se suministra información electrónica acerca del ejercicio de gestión realizada.

Redes sociales: Son sitios de internet que permiten a los miembros de la comunidad académica conectarse e interactuar para tratar asuntos de interés similar: trabajo, lecturas, relaciones comerciales, etc.

Desea descargar esta información completa en PDF?

DESCARGAR
30
INSTRUCTORES PROFESIONALES
10
PROGRAMAS TÉCNICOS
5000
EGRESADOS DE ITA
1500
ESTUDIANTES DE ITA
AUMENTAR FUENTE
COLOR DE FONDO